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Bei der Stadt Oberursel (Taunus), Dezernat I, Abteilung 104 „Büro der Bürgermeisterin und Bürgerbeteiligung“, ist zum nächst möglichen Termin die Stelle der
Assistenz (w/m/d) der Bürgermeisterin
zu besetzen. Bei der Stelle handelt es sich um eine Vollzeitstelle, die nach Entgeltgruppe 9a TVöD, zuzüglich einer Vorzimmerzulage, vergütet wird. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen die Bereiche:
Terminplanung und -überwachung sowie Koordination der einzelnen Termine
Verantwortliche und selbstständige Planung, Koordination und Organisation von Sitzungen, Empfängen, (repräsentativen) Terminen, Veranstaltungen usw.
Gesamtverantwortung für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Bürgermeisterin mit Vorstands- oder Aufsichtsratstätigkeiten
Postaufbereitung und -nachbereitung, Bearbeitung von Wiedervorlagen
Durchführung von Recherchen und Analysen zu aktuellen Themen und strukturierte Aufbereitung der Unterlagen
Selbstständige Informationsbeschaffung, -bewertung und -weiterleitung
Erarbeiten, Erfassen und Aufbereitung von Daten und Vorgängen
Erstellung von Präsentationen
Verfassen von Briefen und E-Mails für die interne und externe Korresponden
Formulierung wiederkehrender Berichte und Bekanntmachungen
Ablage und Aktenverwaltung
Erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger/Unternehmen/Politikerinnen und Politiker sowie Vereine
Bearbeitung von Bürgerinnen- und Bürgeranfragen
Buchung von Rechnungen
Organisieren von Dienstreisen einschl. Reisekostenabrechnung
Sonderaufgaben nach Weisung der Bürgermeisterin
Ihre Qualifikation / Persönlichkeitsmerkmale:
Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation, Management-Assistenz-Ausbildung oder Erfahrungen in einer vergleichbaren Position
Sehr gute Kenntnisse aller gängigen MS Office Programme
Kenntnisse der Finanzsoftware H&H sind wünschenswert
Eigenständige Arbeitsweise, große Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Ausgeprägtes Organisationsgeschick
Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Kombination mit einem freundlichen sowie souveränen Auftreten, Loyalität und absolute Verschwiegenheit
Strukturiertes Arbeiten und sehr gute Selbstorganisation
Gute Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild
Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mit Terminen am Abend wird vorausgesetzt.
Wir bieten:
Unbefristete Beschäftigung
Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
Tarifgerechte Bezahlung nach dem TVöD
Jährliches Leistungsentgelt
Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
Kostenloses Premium Job-Ticket für das RMV-Gebiet
Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
Betriebliche Sozialarbeit und Betriebliches Gesundheitsmanagement
Möglichkeit einer Home-Office Vereinbarung nach der gültigen Dienstvereinbarung
Regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten
Wenn Sie sich durch diese Ausschreibung angesprochen fühlen, dann richten Sie Ihre aussagefähige Bewerbung bitte bis zum 13.03.2022 an den Magistrat der Stadt Oberursel (Taunus), Kennwort „Stellenausschreibungen“, Postfach 1280, 61402 Oberursel (Taunus) oder per Mail an personalservice@oberursel.de
Bewerbungsunterlagen können nur zurückgesandt werden, wenn der Bewerbung ein frankierter Rückumschlag beiliegt.
Mit der Abgabe der Bewerbung willigt die/der Bewerber/in in die Speicherung der personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens ein. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.